Buchführungssoftware Anforderungen und Vergleich

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Sie möchten Ihre Buchführung mit einer Software erledigen und fragen sich, worauf Sie dabei achten sollen bzw. ob die Software überhaupt zulässig ist? Was muss eine Software erfüllen, um eine ordnungsmäßige Buchführung zu erhalten? Eine Buchführung muss vor allem geordnet sein. Der Begriff "geordnet" in § 146 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) besagt, dass jede sinnvolle Ordnung der Buchführung genügt, die einen sachverständigen Dritten in den Stand setzt, sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens zu verschaffen.

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Wir entwickeln seit mehreren Jahren die Buchführungssoftware MS-Buchhalter und arbeiten mit professionellen Programmierern und Steuerberatern zusammen, um Ihnen hervorragende Software für Ihre Buchführung zu liefern. Sie können auch die Buchführungssoftware online nutzen.

Sollten Sie Fragen zur Buchführung oder der Buchführungssoftware haben, dann wenden Sie sich vertrauensvoll an uns: Buchführung-Software@cyberlab-gmbh.de

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Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Software (DV-gestützte Buchführung)

Die Anforderungen für die Buchführung mit Software ist in § 146 Abs. 5 AO geregelt. Die Vorschrift enthält die gesetzliche Grundlage für die sog. "Offene Posten-Buchhaltung" sowie für die Buchführung und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern (z.B. Magnetplatten, Magnetbänder, Disketten, elektro-optische Speicherplatten, CD-ROM) mit Hilfe von Software. Bei einer Buchführung mit Software auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten unverzüglich lesbar gemacht werden können. Es wird nicht verlangt, dass der Buchungsstoff zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. zum Ende des Jahres) lesbar gemacht wird. Er muss ganz oder teilweise lesbar gemacht werden, wenn die Finanzbehörde es verlangt (§ 147 Abs. 5 AO). Wer seine Bücher oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen mit Software auf maschinell lesbaren Datenträgern führt, hat die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (Software) - GoBS - zu beachten (BMF-Schreiben vom 7.11.1995, BStBl I, S. 738).

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Verstöße der Software gegen die Grundsätze ordnungsmäßige Buchführung

Nur der ordnungsmäßigen Buchführung kommt Beweiskraft zu (§ 158 AO). Verstöße der Software gegen die Buchführungsvorschriften (§§ 140 bis 147 AO) können z. B. die Anwendung von Zwangsmitteln nach § 328 AO, eine Schätzung nach § 162 AO oder eine Ahndung nach § 379 Abs. 1 AO zur Folge haben. Die Verletzung der Buchführungspflichten ist unter den Voraussetzungen der §§ 283 und 283b StGB (sog. Insolvenzstraftaten) strafbar.

Enthält die mit Software erstellte Buchführung formelle Mängel, ist ihre Ordnungsmäßigkeit nicht zu beanstanden, wenn das sachliche Ergebnis der Buchführung dadurch nicht beeinflusst wird und die Mängel kein erheblicher Verstoß gegen die Anforderungen an die zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle, die besonderen Anforderungen bei Kreditgeschäften, die Aufbewahrungsfristen sowie die Besonderheiten bei der Buchführung auf Datenträgern sind.  Enthält die mit der Software erstellte Buchführung materielle Mängel, z. B. wenn Geschäftsvorfälle nicht oder falsch gebucht sind, wird ihre Ordnungsmäßigkeit dadurch nicht berührt, wenn es sich dabei um unwesentliche Mängel handelt, z. B. wenn nur unbedeutende Vorgänge nicht oder falsch dargestellt sind. Die Fehler sind dann zu berichtigen, oder das Buchführungsergebnis ist durch eine Zuschätzung richtig zu stellen. Bei schwerwiegenden materiellen Mängeln der Buchhaltung bzw. Software gilt R 4.1 Abs. 2 Satz 3 EStR.

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Buchführung mit Software und Betriebsprüfung

Nach § 147 Abs. 6 AO ist der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die mit Hilfe einer Software erstellten Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Diese neue Prüfungsmethode tritt neben die Möglichkeit der herkömmlichen Betriebsprüfung. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Betriebsprüfung zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff wird der sachliche Umfang der Betriebsprüfung (§ 194 AO) nicht erweitert; er wird durch die Prüfungsanordnung (§ 196 AO, § 5 BpO) bestimmt. Gegenstand der Prüfung sind wie bisher nur die nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Es ist jedoch erforderlich, die Prüfungsmethoden den modernen Buchführungstechniken mit Software anzupassen. Dies gilt um so mehr, als in zunehmendem Maße der Geschäftsverkehr papierlos abgewickelt wird und ab dem 1. Januar 2002 der Vorsteuerabzug aus elektronischen Abrechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur und Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz möglich ist.

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